MIEUX GÉRER LES DÉPENSES EN ENTREPRISE

Pour évoluer, une société doit exploiter les nouvelles technologies. Désormais, les managers se servent d’un ordinateur pour exécuter de simples tâches administratives. Il existe également des solutions innovantes permettant d’optimiser la gestion des dépenses en entreprise. De plus en plus d’enseignes ont décidé d’utiliser des cartes de crédit prépayées.

Comprendre les avantages octroyés par les cartes de paiement

Les cartes de crédit prépayées sont similaires aux cartes bancaires classiques. Seulement, ces moyens de paiement sont liés à un portefeuille électronique que les utilisateurs peuvent alimenter à leur convenance. Une fois que le solde est épuisé, les particuliers ont la possibilité de recharger leur compte avec facilité. Il suffira de réaliser un virement bancaire.

Les cartes prépayées sont surtout utilisées dans les entreprises. Elles servent à prendre en charge les frais professionnels des agents qui partent en voyage d’affaires. De cette façon, les employés n’auront plus à s’acquitter de ces dépenses avec leurs ressources personnelles. Ce qui contribue à mieux motiver les salariés.

Le dirigeant peut créditer la carte d’un montant défini librement à l’avance. Ainsi, il est possible d’allouer un certain budget à chaque service. Ce qui donne les moyens d’assurer la continuité des activités dans chaque département et améliorer la gestion des dépenses en entreprise.

Quel que soit l’usage auquel la carte sera destinée, il faudra absolument mettre en place un système permettant de vérifier les notes de frais. Heureusement, quelques entreprises ont trouvé une solution innovante. Les détenteurs d’une carte corporate devront prendre en photo la facture avec leurs smartphones. Le cliché sera instantanément envoyé au service comptabilité. Les responsables pourront examiner ces pièces afin de valider la transaction.

Un contrôle plus rigoureux des dépenses

Ces cartes prépayées ne permettent pas uniquement d’effectuer des paiements avec facilité. Ils donnent également les moyens d’optimiser les dépenses au sein d’un établissement. Le dirigeant peut contrôler à tout moment les transactions réalisées par les responsables. Ce qui contribue à responsabiliser ces derniers. Chaque décaissement sera aussi traçable évitant ainsi les éventuels détournements ou les malversations.

Si le cycle d’approvisionnement prévoit l’achat de marchandise sur internet, il est également possible de dématérialiser la carte de crédit. Des versions virtuelles sont actuellement disponibles. Elles génèrent des coordonnées bancaires différentes à chaque transaction. Ce qui octroie plus de sécurité.

Afin de mettre en pratique une politique de dépense répondant à ses besoins, il est vivement conseillé de se fier aux conseils des professionnels. Des fournisseurs de cartes de paiement pourront donner de précieuses indications aux chefs d’entreprise.